Cuando la hoja de Excel ya no alcanza
Muchas pymes en Costa Rica empiezan a controlar clientes, pedidos o inventarios en una hoja de Excel, y durante un tiempo funciona. El problema aparece cuando la empresa crece: hay varias versiones del mismo archivo, dos personas lo editan a la vez, una fórmula se borra sin que nadie lo note y armar el reporte del mes toma días. Algo parecido pasa con los programas genéricos: resuelven la mayor parte, pero lo que no cubren termina en procesos manuales, correos y anotaciones aparte.
El desarrollo de software a la medida busca resolver justamente ese espacio. Un sistema hecho para su operación concentra la información en un solo lugar, aplica las reglas del negocio de forma consistente y automatiza las tareas que hoy dependen de que alguien se acuerde de hacerlas.
No siempre la respuesta es programar
Un sistema a la medida es una inversión, y no siempre es la mejor. Si existe un producto en el mercado que cubre bien su proceso, suele ser más rápido de implementar y más fácil de mantener. Por eso, antes de proponer un desarrollo, evaluamos con usted si conviene un producto existente; en ese caso, podemos ayudarle con el licenciamiento de software.
El desarrollo a la medida tiene sentido cuando su forma de trabajar es particular y le da una ventaja, cuando necesita que varias herramientas compartan información o cuando el programa que usa hoy le obliga a duplicar trabajo.
Cómo trabajamos un proyecto
Todo empieza con el levantamiento de necesidades: conversamos con las personas que usan el proceso, revisamos los documentos y archivos actuales y entendemos qué información necesita la gerencia para decidir. Con eso analizamos con usted el alcance para ver si podemos desarrollar la aplicación que necesita; cada caso, incluidas aplicaciones móviles o tiendas en línea, se evalúa por separado. Si el proyecto es viable, lo dividimos en etapas.
Trabajar por etapas reduce el riesgo. En lugar de esperar a tener todo terminado, cada etapa se entrega, se prueba con usuarios reales y se pone en uso. Lo que se aprende en una etapa mejora la siguiente, y usted mantiene el control sobre las prioridades del proyecto.
La integración de sistemas es parte del diseño desde el inicio. Revisamos qué herramientas usa la empresa y qué tan viable es conectarlas, para evitar que el nuevo sistema se convierta en una isla más donde hay que volver a digitar la información.
Qué cambia después de la entrega
Un sistema solo funciona si la gente lo usa. Por eso ofrecemos capacitación al personal, en sitio en la GAM o de forma remota en todo el país, y acompañamiento durante el arranque. Después, el sistema necesita ajustes conforme la empresa cambia: un nuevo reporte, un campo adicional, otro proceso que conviene automatizar.
Ese soporte posterior se puede manejar dentro de una relación de servicios administrados, la misma modalidad con la que atendemos la informática de empresas desde 2001. Las solicitudes se registran en el portal Soporte Digital, para que usted tenga el historial de cada cambio y su seguimiento.
